Estabelecer um ciclo de feedback é fundamental para as organizações que estão coletando dados e querem utilizar esses dados para orientar melhorias de processos focadas na gestão de ESG / QSMS-RS & Sustentabilidade em particular na prevenção de acidentes do trabalho e ambientais.

A definição para a palavra “dados” é a seguinte: informações factuais (como medições ou estatísticas) usadas como base para raciocínio, discussão ou cálculo.

Muitas vezes, estamos tão focados em acumular as “informações factuais”, que esquecemos da segunda metade da definição, “para raciocínio, discussão ou cálculo”.

 Em última análise, o objetivo da coleta dos dados é nos dar uma compreensão do que está acontecendo em nossa organização, a fim de agir e iniciar um processo de melhoria contínua.

Durante anos, profissionais de ESG / QSMS-RS & Sustentabilidade em todo o mundo têm perseguido os dados sempre evasivos.

Os dados relativos à segurança por exemplo foram acumulados de todas as formas, incluindo incidentes de lesões, quase acidentes, observações de segurança, colisões de veículos, incidentes ambientais, resultados de auditoria e isso é apenas uma amostra.

 No entanto, na maior parte do tempo nosso foco é colocado no acúmulo de dados e não na comunicação desses dados em benefício da melhoria da segurança.

 Para que os dados coletados impactem positivamente nosso programa de segurança e nos levem pelo caminho de uma cultura de segurança, precisamos garantir que estamos criando um ciclo de feedback de dados que promoverá a ação.

Estabelecer um ciclo de feedback é fundamental para empresas que estão coletando dados e querem utilizar esses dados para orientar melhorias de processos focadas na segurança.

Simplificando, criar um loop de feedback implica criar um processo no qual nossas saídas (dados) podem ser usadas como entradas (ações de melhoria) em nosso programa de segurança.

 Quando temos um loop de feedback funcional, podemos começar a utilizar a segunda metade da definição de dados e iniciar uma discussão em torno de tendências e descobertas com nossas equipes para impulsionar a ação e melhoria.

 A ausência de um loop de feedback termina com os dados de uma observação, quase erro ou incidente sendo inserido em nosso sistema de gerenciamento onde essas informações são listadas, mas não utilizadas.

Nosso processo de coleta de dados pode ser de classe mundial, mas se não estamos criando um loop de feedback, o processo de coleta pode ser apenas isso, um processo de coleta.

Um loop de feedback eficaz move a coleta de dados para o primeiro passo de um processo de revisão de dados que é seguido pela análise de nossos dados, comunicação de descobertas para nossas equipes e instituição de ações corretivas.

Ao formular um loop de feedback, existem três áreas críticas para se concentrar: envolvimento na linha de frente, pontualidade e desmontagem dos dados.

Normalmente, quando pensamos em quem obtém valor fora dos dashboards, relatórios e dados em geral, as pessoas que vêm à mente são gerentes e executivos de alto nível.

 Como resultado, muitas vezes são as pessoas de nível superior que recebem informações resumidas sobre taxas de lesões, tendências de lesões, o número de quase faltas submetidas, o número de observações de segurança feitas e por isso não.

Ter uma equipe de alta gestão envolvida e engajada em meio ambiente, saúde e segurança é extremamente importante.

 Além disso, fornecer à alta administração um instantâneo sobre o que está acontecendo no piso de produção é primordial para a compra e um foco contínuo na segurança.

No entanto, o grupo de indivíduos que muitas vezes fica de fora do processo de revisão de dados são os supervisores e colaboradores da linha de frente. Isso é problemático.

Os colaboradores da linha de frente têm o maior conhecimento de como o trabalho é feito. Quando eles são incluídos no processo de revisão de dados, eles podem ver oportunidades de melhorias de segurança que outros que não estão tão familiarizados com os processos de trabalho podem perder.

Além disso, em relação às observações e aos dados de quase-erro, os colaboradores da linha de frente são frequentemente os indivíduos que estão relatando as condições e atos inseguros ou seguros.

Envolver os colaboradores da linha de frente no ciclo de feedback permite que eles saibam que sua entrada está sendo utilizada e atuada para melhorar as condições ou processos atuais. Isso reforça o valor da entrada dos colaboradores e promove futuras reportagens.

 Um ciclo de feedback impactante garante que os colaboradores da linha de frente estejam recebendo as saídas de coleta de dados para que possam fornecer ideias para ações corretivas viáveis e entender melhor onde há áreas de risco aumentado.

A frequência com que os dados são analisados pode dificultar ou promover a ação em nosso loop de feedback.

Muitos dados em segurança são focados em taxas anuais, mês a mês ou ano após ano.

Informações históricas resumidas podem ser muito úteis para insights gerais.

No entanto, para transformar nossas saídas de dados em insumos acionáveis, é necessária uma revisão frequente de novos dados.

 Uma revisão final de um mês de todos os incidentes, acidentes e observações é bom, mas uma revisão semanal seria melhor, ou mais impactante, uma revisão diária de incidentes e observações do dia anterior.

Quanto mais temporizado a revisão, mais benéficos os insights.

Quando nossas avaliações são oportunas, muitas das mesmas condições existem e é mais fácil para os colaboradores enxergarem as mudanças que precisam ser feitas, promovendo ações no ciclo de feedback. 

Quais informações devemos apresentar aos colaboradores em nosso ciclo de feedback.

 Como mencionado acima, muitas vezes os dados de segurança são enrolados em taxas resumidas, percentuais e tendências.

Novamente, há uma hora e um lugar ou todos os tipos de dados.

Os dados resumidos são ótimos para relatórios mensais, tendências de horas extras, avaliações corporativas e benchmarking.

No entanto, é importante disponibilizar as informações mais acionáveis aos colaboradores no ciclo de feedback.

As taxas de lesões e outros dados resumidos não permitirão que os colaboradores ajam porque há muitos fatores indo para os dados resumidos.

 A taxa de lesões mês a mês está subindo devido a problemas de EPI, defeitos no sistema, falta de observações ou deficiências de treinamento?

É difícil dizer. Para promover a ação, precisamos dar aos colaboradores acesso aos dados mais despojados.

Observações específicas ou detalhes de incidentes que permitirão que os colaboradores entendam exatamente o que está em questão e a partir daí podemos ter discussões para promover melhorias.

Coletar dados é excelente. No entanto, não é a bala de prata

Para promover a tomada de decisões baseada em dados, precisamos criar um loop de feedback eficaz focado em transformar nossas saídas de dados em entradas de ação corretivas para levar nosso programa de segurança adiante.

Os loops de feedback eficazes devem se concentrar em comunicar os resultados dos dados aos colaboradores da linha de frente, comunicar informações em tempo hábil e retirar os dados para fornecer as informações mais acionáveis.

Estamos juntos!