Como consultor, nessa nova fase da minha vida profissional, realizando trabalhos seja de implantação de sistemas de segurança ou meio ambiente, revisando procedimentos e implantando o ESG em organizações, tenho notado por parte dos meus colegas certos equívocos quando aos seus sistemas de gestão do QSMS-RS ou ESG, e hoje gostaria de falar sobre a importância do SGA, parte fundamental de um ESG sério e bem fundamentado.

O desenvolvimento do sistema de controle de documentação e registro para o seu SGA (sistema de gestão ambiental) é uma parte muito importante da implementação, pois definirá o método de criação, publicação, retirada e uso de seus documentos e registros.

 Cabe à organização criar a documentação mais adequada, pois afetará a forma como você mantém e melhora seu SGA.

Pode ser um fardo que tornará seu SGA mais difícil de manter e, portanto, se tornará apenas uma formalidade, ou pode facilitar a manutenção e permitir que a empresa produza os benefícios da implantação do sistema.

Qual documento é mais importante?

Antes de começar a desenvolver a documentação SGA, é importante ter uma visão clara da finalidade de cada tipo de documento e onde ele pertence na hierarquia de documentação.

Existem vários tipos de documentos utilizados para estabelecer um SGA: política, objetivos, manual, procedimentos, instruções de trabalho, diretrizes ou procedimentos, e registros e formulários.

No início da implementação e desenvolvimento da documentação, muitas vezes as pessoas ficam confusas sobre qual documento é o mais importante e qual documento vem antes do outro.

A maneira mais simples de determinar a hierarquia é ver quem escreve o documento, para quem é e qual é o seu propósito.

 Se o documento for escrito pela alta administração, então ele vai para cima; se é preenchido pelos colaboradores, ele vai para a base da pirâmide.

É verdade que a norma internacional para Sistemas de Gestão Ambiental (ISO 14001) requer certa documentação.

O propósito e os benefícios da documentação do SGA são múltiplos: fornece uma estrutura clara das operações em uma organização, permite consistência dos processos e melhor compreensão do SGA, e fornece evidências para o alcance de objetivos e metas.

 Ao projetar a documentação SGA, você deve se concentrar na eficiência e criar processos e documentos aplicáveis em sua organização.

A melhor maneira de começar a produzir os documentos é entender seu papel e propósito antes de criá-los e aplicá-los.

A documentação de um Sistema de Gestão Ambiental deve ser estruturada da seguinte forma:

-Política SGA.

 Uma política representa uma declaração declaratória de uma organização algo como uma constituição do sistema, e todos os outros documentos surgem dela.

A política é escrita pela alta administração e seu objetivo é definir a direção geral e o objetivo do SGA.

 A Política Ambiental também fornece uma estrutura para o estabelecimento de Objetivos SGA.

– Manual SGA.

Embora não seja um documento obrigatório de acordo com a ISO 14001, muitas vezes é usado para documentar o escopo do SGA e os principais elementos do SGA e sua interação, e referência a documentos relacionados.

Por ser um documento muito comum, geralmente é o primeiro documento que o órgão de certificação quer ver para se familiarizar com o sistema.

Nos casos em que se trata de uma pequena organização ou de uma outra com riscos simples, todos os procedimentos podem ser colocados em um Manual do SGA.

– Procedimentos;

 Os procedimentos SGA podem ter diferentes formatos e estruturas.

Podem ser narrativas, ou seja, descritas por texto eles podem ser mais estruturados usando tabelas; eles podem ser mais ilustrativos, ou seja, fluxogramas ou eles podem ser qualquer combinação do acima.

Os procedimentos devem incluir título, propósito, escopo, responsabilidades e autoridades, descrição das atividades e referência a instruções de trabalho relevantes e registros.

– Instruções de trabalho;

 O principal objetivo das instruções de trabalho é evitar não conformidades explicando exatamente como uma determinada atividade é realizada.

É geralmente escrito para as atividades dentro do processo com as maiores chances de não conformidades ocorrendo, ou para atividades complexas ou raramente realizadas.

Instruções de trabalho podem fazer parte de um procedimento, ou podem ser referenciadas em um procedimento.

 Geralmente, as instruções de trabalho têm uma estrutura semelhante aos procedimentos e abrangem os mesmos elementos, no entanto, as instruções de trabalho incluem detalhes das atividades que precisam ser realizadas, com foco no sequenciamento das etapas, ferramentas e métodos a serem utilizados e precisão necessária.

– Registros e formulários;

 Por fim, deve haver alguma evidência de que as atividades e processos são conduzidos da forma prescrita nos procedimentos e instruções de trabalho.

 Este é o principal propósito dos registros e formulários.

 A maioria deles é preenchida por colaboradores, mas alguns deles (por exemplo, Atas de Revisão de Gestão) são preenchidos pela alta administração.

 A melhor maneira de torná-los práticos é evitar exigir que os colaboradores escrevam redações.

Ter registros com caixas de seleção em vez de linhas vazias para que os colaboradores escrevam frases garantirá que os formulários ou registros sejam preenchidos de forma rápida e fácil.

Dimensionar a documentação SGA com base em suas necessidades organizacionais é essencial para um SGA funcional.

Além disso, a documentação devidamente estruturada facilitará muito suas operações, enquanto a documentação incorreta não lhe trará nada além de problemas.

Estamos juntos!