Com a questão da pandemia, nossa consultoria, evitando ir a campo e visitas técnicas etc., nós começamos  a atender nossos clientes na parte documental de gestão seja ESG /QSMS-RS & Sustentabilidade.

Entre outras trabalhos , começamos a observar na revisão de procedimentos e planos de emergência alguns equívocos e, gostaríamos de dividir com vocês nossas sugestões.

Os procedimentos são acordados de forma segura de fazer as coisas, consistindo em instruções e informações relacionadas necessárias para ajudar a realizar tarefas de forma segura e eficiente.

Os procedimentos não são necessariamente instruções passo a passo, mas também podem ser listas de verificação, auxílios/tabelas de decisão, diagramas, fluxogramas e outros tipos de “auxílios ao trabalho”.

Por que os procedimentos são necessários?

• Para minimizar erros/erros;
• Para garantir que sejam realizadas etapas críticas de segurança/qualidade;
• Para fornecer uma base para o treinamento;
• Proteger contra a perda de conhecimento operacional;
• Padronizar a prática de trabalho;
• Para atender aos requisitos legais.

O fornecimento de informações e instruções é um requisito básico da legislação de saúde e segurança

Os procedimentos, especialmente os procedimentos operacionais e de manutenção, são importantes para a prevenção de acidentes socioambientais e problemas de saúde.

Os procedimentos escritos são vitais para manter a consistência e garantir que todos tenham o mesmo nível básico de informação.

Eles são um elemento-chave de um sistema de gerenciamento de segurança e uma importante ferramenta de treinamento.

No entanto, procedimentos ruins podem ser uma razão para as pessoas não seguirem as ações recomendadas.

Além de serem tecnicamente precisos, os procedimentos precisam ser bem escritos, utilizáveis e atualizados.

Deixa-me perguntar?

• Seus procedimentos são acessíveis?
• Eles são realmente seguidos pelo pessoal?
• Eles são escritos para que possam ser compreendidos e seguidos facilmente?
• Eles refletem as tarefas como elas são realmente realizadas?
• Os procedimentos incluem informações de segurança importantes?
• Eles são mantidos atualizados e revisados ocasionalmente?

Meus amigos e amigas, um procedimento idealmente precisa:

• Ser preciso e completo;
• Ser claro e conciso com um nível adequado de detalhes;
• Estar atualizado e atualizado;
• Ser apoiado pelo treinamento;
• Identificar quaisquer riscos;
• Estriem as precauções necessárias para os perigos;
• Usar linguagem familiar;
• Utilizar terminologia consistente;
• Refletir como as tarefas são realmente realizadas;
• Promover a propriedade pelos usuários;
• Estar em um formato adequado;
• E ser acessível !!

Por que as pessoas nem sempre seguem os procedimentos?

O descumprimento de regras, procedimentos e instruções elaborados para a operação segura ou eficiente e manutenção de plantas ou equipamentos é uma causa significativa de acidentes industriais.

Além disso, essas “violações” são uma causa frequente de perdas de produção e manutenção não confiável.

Não conformidades ou desvios ocorrem por muitas razões e raramente são atos de sabotagem ou vandalismo.

 A maioria decorre de um desejo genuíno de realizar um trabalho satisfatório dadas as restrições e expectativas que existem.

Desvios de procedimentos acordados podem se tornar a norma dentro da organização.

Como você garante o cumprimento dos procedimentos?

A estratégia exata para reduzir o não cumprimento dependerá, em grande medida, das razões pelas quais os procedimentos não são seguidos, por exemplo:

Se não seguir uma regra, procedimento ou instrução tornou-se a maneira normal de se comportar dentro do grupo de pares da pessoa, os colaboradores veem pouco valor nela e não há compromisso de gestão suficiente para aplicá-la.

Considere explicar as razões por trás da regra; alterar a regra se ela se tornar inadequada ou considerar a racionalização de sistemas de trabalho para reduzir o número de regras desnecessárias.

Se a regra for crítica, então aumente a probabilidade de detecção.

Se uma regra é impossível ou extremamente difícil de trabalhar em uma determinada situação (por exemplo, requisitos conflitantes ou fisicamente impossíveis de realizar as atividades da maneira especificada) então melhore o desenho do trabalho e as condições de trabalho, e implemente um sistema de emissão de relatórios adequado e fornecer supervisão mais adequada.

O seguinte tornará mais provável que os procedimentos sejam usados na prática:

Certifique-se de que a maneira “certa” de fazer o trabalho requer menos tempo e esforço. Identifique incentivos para tomar atalhos.

Use o formato certo de procedimento para se adequar à tarefa e ao usuário (por exemplo, lista de verificação, fluxograma, diagrama, auxílio à decisão, gráficos, fotos).

Envolver usuários finais no desenvolvimento e implementação de procedimentos (para ajudar a diminuir a distância entre ‘trabalho como imaginado’ e ‘trabalho como feito’).

Projete a tarefa, trabalho, ambiente, equipamentos etc. para apoiar o usuário na sequência dos procedimentos.

 Desenhe o trabalho para que o procedimento correto seja difícil de evitar.

Equilibrar detalhes em procedimentos com a experiência e competência do usuário é fundamental para o sucesso do entendimento.

Estamos juntos!