Logo cedo recebo uma chamada, Roberto seja bonzinho, e fale para sua equipe pegar leve!!!

Demorei assimilar um pouco durante a chamada, para entender do que o colega estava falando.

Na realidade, tínhamos sido contratados para uma séries de auditorias Ambiental e Segurança e due Diligence nos ativos daquelas organizações, pois a direção pensava em vender ou realizar um IPO, não estavam bem certos ainda!

Antes de uma organização envolver-se em processos mencionados acima, muitos que trabalham na área ficam preocupados  , de como estarem preparados.

A verdade é que tendo uma pessoa ou equipe verificando seu trabalho normalmente cria alguma tensão e medo entre os muitos, mesmo se não é a primeira vez que passam por esse processo.

Mas se você está em dia (compliance) , tem um sistema de gestao robusto , não a nada a temer , até por que não conheço ninguém 100% em tudo , e para isso existe os planos de ação.

Vamos juntos ponto a ponto, para facilitar na próxima auditoria ou due Diligence que  vocês tiverem que passar . 

 Como se preparar ; 

• Comunique o escopo da auditoria/due diliegence e agenda
• Certifique-se de contatos-chave estão disponíveis para entrevista
• Verifique se os gestores podem claramente descrever seu SGA com precisão
• Providencie acesso da equipe a documentação o mais rapido possivel
• Planejar a logística para a equipe da visita , durante o processo (não irrita a turma rsrsr) 

Os gestores de cada área devem estar atentos para ; 

• Familiarizar-se com os documentos em sua área
  • Saber percorrer a área para um controle nas operações
  • Verifique se que somente documentos válidos estão sendo usados
  • Identificar os registros que comprovam as exigências
  • Esteja preparado para compartilhar os resultados de desempenho para área
  • Certifique-se de que as áreas de trabalho são limpas e ordenada
  • Confirmar que o passado de não conformidades foram feitos
  • Participar nas reuniões prévias  
  • Conhecer os sistemas de gestão e como ele opera
  • Entender o plano de auditoria e funcional áreas
  • Estar disponível, ficando junto a equipe de auditoria

Os colaboradores nas áreas devem:

• Entender a política dos seu sistemas de gestão e suas funções
  • Preparar-se através da participação em auditorias internas
  • Saber onde estão seus documentos localizados
  • Ser capaz de recuperar rapidamente sua registros
  • Saber como reagir ao auditor perguntas
  • Preparar -se para demonstrar suas atividades
  • Lembre-se de objectivos do SGA  para seus área 

Colaboradores devem estar prontos para responder questões, tais como: 

• Qual é o objetivo geral do seu SGA presente no processo da operação?
  • Descrever o seu trabalho e responsabilidades.
  • Existem recursos necessários para seu SGA?
  • Como sabe o que fazer?
  • Sua partcipação em treinamentos

Calro que não esta tudo aí , até por que cada auditor ou equipe tem sua maneira de trabalhar , principalmente aqueles que tem muita experiência e conhencimento na área em questão

Estamos juntos !