Muito comum escutarmos esses comentários sejam em due diligencies ou analisando acidentes junto aos nossos clientes.

Infelizmente, colaboradores não seguem os procedimentos em várias situações.

O que é um problema, pois sabemos a importância que a padronização tem para as organizações.

Existem basicamente alguns motivos que explicam por que seus colaboradores não estão nem aí para eles.

Vamos começar pelo campeão e, muito comum, que encontramos em nossas pesquisas, rsrs!

Desconhecem os procedimentos!!!!!

Pode parecer óbvio que existam documentos que norteiam o trabalho e devem ser seguidos.

Entretanto, muitas pessoas não só não têm essa noção, como também desconhecem completamente a existência de tais documentos.

Em geral, a causa desse problema é a falta de treinamento, ou quando o treinamento não reforça o propósito, a importância, o objetivo, a “missão” de um dado documento, pois é no treinamento que a existência de tal padrão vem à tona.

 O colaborador não está “nem aí” para o procedimento

Essa é uma expressão bastante popular e não é tão raro ouvi-la.

É preciso entender que esse tipo de comportamento está intimamente ligado à falta de conscientização.

Nesses casos, as pessoas não conseguem ligar a importância da documentação ao seu dia a dia de trabalho.

Dessa forma, ela não percebe os ganhos que aquele procedimento poderia ter em sua rotina, na organização e nas partes interessadas como um todo. Isso faz com que o procedimento seja ignorado.

 Procedimentso para que? Se eu já seu tudo!

Esse comportamento, obviamente, demonstra certa presunção, no sentido de que a pessoa acredita fielmente que pode executar suas atividades sem nenhum tipo de auxílio.

É preciso demonstrar a essas pessoas que o procedimento não é apenas um demonstrativo do que fazer, mas uma forma de reforçar “como” a organização decidiu fazer.

Inclusive, é claro, são os documentos que padronizam e ajudam a operacionalizar mudanças, assim, é preciso segui-los.

Lembrando que padrões para processos contribuem com a previsibilidade dos resultados da organização.

Sei muito mais que qualquer procedimento!

 Existem colaboradores que não seguem os procedimentos operacionais pois acreditam que podem fazer seu trabalho melhor do que o que está descrito no procedimento.

Isto é muito grave e, muito comum

As consequências são terríveis, como:

Estar gerando não conformidades, atrasando a produção ou causando diversos problemas que poderiam ser facilmente evitados ao seguir os padrões.

 Pode ser que a pessoa realmente conheça formas melhores ou mais eficientes de executar o que está escrito.

 Porém, se isso de fato acontece, a organização não conseguiu captar todo esse conhecimento / experiência disponível quando na elaboração de seus padrões.

Existe um caminho claro para participação de todos os envolvidos, no desenvolvimento de padrões?

Todos sabem como apresentar sugestões de melhoria para os documentos?

Seus colaboradores não seguem os procedimentos operacionais?

O mais importante é entender que todas essas razões pelas quais os colaboradores não seguem os procedimentos operacionais são passíveis de mudança.

Isso significa que é possível, aos poucos, conscientizar e treinar as pessoas para que percebam a importância e sigam o que foi padronizado.

Agora, a tarefa de casa é entender como o que foi dito aqui se encaixa na sua empresa. Seus colaboradores acreditam em algo que foi descrito aqui?

 Entenda, pode ser que essas características apareçam por aí de outras formas, com outras expressões.

Você precisa compreender o seu contexto e atuar para quebrar esse tabu na organização:

Documento não é burocracia, não é desnecessidade, não é perda de tempo!

Documentação é padronização e melhoria, e é isso que todos nós buscamos recorrentemente!

Estamos juntos!