Gestão em QSMS-RS e Sustentabilidade

Passei anos escrevendo procedimentos, tentando ser o mais objetivo possível, e sempre com a preocupação de que além de ser um documento vivo deveria servir para ser consultado, sempre com facilidade pelos colaboradores.

Mas a história ensinou que não é bem assim, pelo menos comigo  

Uma das grandes dificuldades das organizações é engajar os colaboradores em relação ao cumprimento dos procedimentos operacionais e regras de ouro da segurança por exemplo.

Muito comum ouvir a nossa equipe da área de qualidade, segurança do trabalho e outros, falarem que ninguém consulta as informações documentadas, que eles precisam “ficar policiando” para evitar os erros, acidentes etc.

 O que acaba ficando implícito nessa história é que nós, do QSMS-RS & Sustentabilidade somos os vilões da história, somos os enchedores de saco, policias etc.

Afinal, ficamos cobrando que os colaboradores cumpram procedimentos, que os atualizem e até mesmo que os elaborem (nem sempre quem executa a atividade é o elaborador do documento).

Até aí tudo bem, o problema é que na hora de cobrar, nós, geralmente, lembramos o sistema de gestão como argumento: “Tem que elaborar e o procedimento, porque senão vamos tomar não conformidade nas auditorias…”

 Lá vamos nós, forçamos e elaboramos um documento longo, com TODOS OS DETALHES, para que o colaborador entenda e cumpra os requisitos e …. fica esquecido em algum lugar

 Eles nem olham, triste, mas grande verdade!

Como fazer para que os procedimentos sejam seguidos e haja engajamento de todos?

A primeira coisa que precisamos é elaborar procedimentos para os colaboradores, e não para nós e não só para ter em nosso sistema de gestão!

 Não adianta entregar um documento lindo se os colaboradores não conseguem ler e interpretar o que aquilo quer dizer.

Além disso há erros bastante comuns que ‘matam’ os procedimentos nas organizações.

Erros que nós, do QSMS-RS, não podemos cometer de jeito nenhum!

Ao elaborar os documentos do sistema de gestão:

Não devemos ter procedimentos que com padrões rígidos, que limitam a criatividade dos colaboradores;

Não devemos ter procedimentos que, de qualquer maneira, inibam a flexibilidade das pessoas e dos processos;

Não devemos ter procedimentos que nos obrigam a agir de forma engessada, pois é preciso ter mente aberta para sempre poder melhorar os processos.

Além disso, não podemos nos esquecer de que: Nenhum procedimento elimina a necessidade de treinamento!

Procedimentos são importantes, mas treinar as pessoas também é essencial!

Mesmo o melhor procedimento do mundo não vai resolver um problema de falta de competência.

Se esforçando para não cometer esses erros, há uma grande possibilidade de seus procedimentos serem utilizados e, assim, seus processos rodarem de forma correta e eficaz.

Além disso há um outro fator muito importante para ter sucesso com os procedimentos, vamos a ele.

Qual a simpatia para que os procedimentos sejam utilizados pelos colaboradores?

Mas o verdadeiro segredo para escrever bons procedimentos é ter empatia!

Se coloque no lugar da pessoa que vai utilizar essa informação na sua rotina.

Pense, por exemplo, “Quantas vezes eu leria esse documento?”; “Será que esse formato escrito é o melhor?”; “Será que uma imagem, um infográfico não ajudaria muito mais?”.

Além disso, seja em qual formato for, utilize uma linguagem simples e que tenha significado para o colaborador!

 Se for escrito, nada de escrever um documento que tenha 1000 páginas, pois “Quando um procedimento é comprido ele não é cumprido”, básico né!!

Procedimentos extensos, burocráticos, com palavras difíceis só servem para aumentar o número de não conformidades no processo, dificultar as alterações por conta da quantidade de informações e confundir o colaborador, porque a pessoa nunca sabe qual é a parte mais importante ou onde, especificamente, encontrar as informações.

Seus procedimentos devem descrever exatamente o que está sendo executado na prática.

 E você precisa validar se, com eles, estão sendo alcançados os resultados esperados.

Procedimentos em QSMS-RS & Sustentabiliade devem atender às necessidades e expectativas dos colaboradores.

Não adianta escrever um procedimento com linguagem complexa e ficar usando palavras difíceis para que todos saibam que nós temos um vocabulário vasto.

Nós achamos bonito ter procedimento com 1000 páginas e isso é um grande erro de nossa parte.

 Os procedimentos têm que facilitar a vida das pessoas, e não as piorar!

Pergunto a você meu colega de QSMS-RS & Sustentabilidade!

Seus procedimentos são compridos ou cumpridos?

São fáceis de se entender?

Estamos juntos!

Publicado por Roberto Roche

Roberto Roche ao longo de três décadas consolidou sua experiência exercendo vários cargos de alta direção em QSMS–RS & Sustentabilidade nas áreas de Óleo & Gás, Construção Civil Pesada, Montagem Industrial, Portos e Mineração em mais de 15 países na América Latina, África e Oriente Médio como Mars, Queiroz Galvao Internacional e Odebrecht Internacional e Imerys .

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