Gestão em QSMS-RS e Sustentabilidade

O que é uma gap analysis de conformidade e como realizar de acordo com seu SGA ?

Sempre desejo compatilhar minha vivência e experiência na área de QSMS-RS & Sustentabilidade com meus colegas de profissão , afinal quase 4 décadas na linha de frente deixaram algumas lições aprendidas , e por que não falar delas .

Agora como consultor começo a colecionar  algumas duvidas pertinentes de nossos clientes e gostaria de dividir com vocês e poder ajudálos

Todas as organizações interagem com o meio ambiente ,e provavelmente, essa interação está sujeita a obrigações de conformidade, estabelecidas pelos governos, pelas autoridades locais, pelos clientes ou por organizações do setor. 

Assim, uma atividade importante dentro de qualquer Sistema de Gestão Ambiental é avaliar periodicamente a conformidade da organização, comunicar os resultados à alta gestão e desenvolver ações para superar quaisquer situações detectadas de descumprimento.

Quais são as obrigações de conformidade ?

A ISO 14001 considera como obrigações de conformidade requisitos obrigatórios, como leis e regulamentos, bem como requisitos voluntários, como os incluídos em contratos ou códigos de prática, e até mesmo expectativas de partes interessadas relevantes. 

Os requisitos voluntários tornam-se obrigatórios onze uma organização decide adotá-los.

A implementação de um Sistema de Gestão Ambiental  requer determinar todas as obrigações de conformidade aplicáveis a uma organização e cumpri-las. 

Essa exigência é tão importante que a alta gestão assume esse compromisso em um documento público e altamente visível chamado de Política Ambiental. 

As organizações começam determinando obrigações de conformidade e, para cada uma delas, determinando os requisitos e ações necessários.  

Então, as organizações precisam saber se essas obrigações de conformidade são aplicáveis.

 Assim, depois de determinar as obrigações de conformidade, a organização tem que determinar como ela interage com o ambiente. 

Isso é feito determinando aspectos ambientais para confirmar quais são as obrigações de conformidade aplicáveis.  

Algumas obrigações de conformidade são sempre aplicáveis, se a organização determinar um certo aspecto ambiental, então ela é automaticamente aplicável.

 Por exemplo, se uma organização descarrega águas residuais industriais, essa descarga deve ser autorizada por uma licença emitida por uma autoridade competente, e a qualidade dessas águas residuais deve cumprir os requisitos estabelecidos por regulamentos gerais ou por uma licença específica. 

Se a organização não gera águas residuais industriais, então as obrigações de conformidade relacionadas a isso não são aplicáveis.

Outras obrigações de conformidade dependem das quantidades envolvidas. 

Por exemplo, em certos países o consumo de eletricidade ou solventes acima de uma determinada quantidade por ano torna um conjunto de requisitos e obrigações aplicáveis, enquanto abaixo desse valor limite, essas obrigações não são aplicáveis. 

O que é uma gap de analysis de conformidade?

A gap analyisi de conformidade é sobre comparar periodicamente os requisitos de obrigações de conformidade e a situação atual de uma organização.

 Para isso, uma organização precisa manter uma lista atualizada de obrigações de conformidade e requisitos de obrigações de conformidade.

Em primeiro lugar, você tem que verificar se as obrigações de conformidade são aplicáveis e, em seguida, traduzi-las em um conjunto de requisitos específicos, conhecidos como requisitos de obrigações de conformidade.

 Por exemplo, em alguns países, as obrigações de conformidade sobre compostos orgânicos voláteis só são aplicáveis se uma organização trabalhar em determinados setores econômicos e se o consumo anual estiver acima de uma certa quantidade. 

Uma vez que você determine as obrigações de conformidade, você pode começar a obter uma imagem da situação atual.

 Sua organização cumpre os requisitos decorrentes de suas obrigações de conformidade?

Em alguns casos, a resposta será um claro sim.

 Em outros casos, a resposta será apenas um não ou uma conformidade parcial , por exemplo, comparando o consumo de energia elétrica do ano passado com o nível de limite no regulamento para verificar se a organização ainda está do lado não aplicável, ou verificando se a licença de descarga de águas residuais industriais ainda é válida e parâmetros de qualidade são cumpridos.

Para respeitar o compromisso assumido na Política Ambiental, do seu SGA , todas as situações de descumprimento total ou parcial devem ser eliminadas e convertidas em estado de cumprimento por meio de um conjunto de ações. 

Essas ações para implementar um estado de conformidade mudarão a forma de trabalho da organização e criarão uma nova realidade.

Uma forma de verificar a eficácia dessas ações é através de uma gap analysis.

  Para ter um quadro completo da situação, no que diz respeito às obrigações de cumprimento, uma organização com um Sistema de Gestão Ambiental  deve realizar uma avaliação sistemática de conformidade.

 Todos os requisitos de obrigações de conformidade devem ser verificados.

 Esta operação de verificação deve ser feita por alguém com conhecimento e compreensão das obrigações de conformidade.

E como fazer , segue nossa sugestão

Frequência;

Determinar a frequência da avaliação de conformidade de acordo com as necessidades da organização.

 Diferentes organizações em diferentes setores econômicos, com diferentes desempenhos passados, e submetidas a diferentes graus de mudanças nas obrigações de compliance podem ter frequências diferentes. Ao determinar a frequência, deve-se dar especial importância às consequências potenciais do não cumprimento do meio ambiente.

Execução;

Realizar a avaliação de conformidade e manter registros dos resultados dessa avaliação. Certifique-se de que a pessoa ou equipe responsável pela avaliação das obrigações de conformidade é/são competentes. A competência inclui conhecimento de legislação e regulamentos e conhecimento da atividade da organização.

Relatórios;

Iinforme os resultados da avaliação à alta gestão. A alta administração não pode alegar desconhecimento da situação de conformidade ambiental.

Ação;

Agir quando os resultados da avaliação de conformidade identificarem não conformidades para restabelecer o estado de conformidade. Quando apropriado, trate uma não conformidade como uma não conformidade.

Comunicação;

Quando aplicável, comunique-se com entidades oficiais.

Status 

A organização conhece seu status contra obrigações de conformidade e entende sua situação.

Um exercício periódico de gap analyisis de conformidade é importante para garantir que a organização e sua alta gestão estejam cientes de sua situação em relação às suas obrigações de cumprimento, que comuniquem o que é relevante e exigido às entidades externas competentes, e que atuem em tempo hábil para corrigir quaisquer situações de descumprimento e cumprir seus compromissos. 

A gap analysis é  um exercício de due diligence que pode evitar multas, má reputação e até mesmo o fechamento de instalações impostas pelas autoridades.

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