A norma (ISO14001) é específica sobre como uma organização deve gerenciar suas comunicações, afirmando que um procedimento deve ser estabelecido para comunicações internas e externas, e mencionando que um método deve ser “estabelecido e implementado” caso a organização decida comunicar detalhes de seus aspectos ambientais significativos externamente.

 Portanto, é relativamente fácil ver que a comunicação desempenha um papel importante na gestão do Sistema de Gestão Ambiental (SGA), tanto em termos de problemas internos quanto externos.

 Afinal, se sua empresa é uma grande organização e tem um aspecto ambiental que teria um enorme impacto se mal gerenciado (pense em minas de carvão, usinas nucleares, usinas químicas), então é bastante óbvio que um grau de insumo e cooperação precisa ocorrer entre a própria organização e as partes interessadas, bem como uma comunicação interna e externa eficaz.

É uma boa ideia estabelecer dois canais de comunicação no SGA, um para comunicações externas e outro para comunicações internas.

 Pode ser uma boa prática guardar uma cópia de cada comunicação e dar-lhes números de referência, para que a cópia de comunicação possa ser mantida no sistema e referenciada nos registros por data, detalhes e método de comunicação.

 Como sempre, o registro de assinaturas para a entrega de evidências de comunicação é sempre uma boa prática e será útil quando o auditor visitar.

Há dois aspectos a serem considerados aqui para o seu SGA: as responsabilidades de comunicação e o foco no papel da liderança.

Na minha opinião, embora um representante da gestão não seja obrigatório faz muito sentido nomear uma pessoa nomeada para tratar do tema da comunicação, para evitar dúvidas.

 Essa pessoa nomeada deve ser responsável pelo gerenciamento, entrega e registro de comunicação em relação ao SGA.

 Ainda deve-se tomar muito cuidado sobre as decisões sobre quem entrega o que interna e externamente.

É fundamental que seus colaboradores continuem a entender a importância da conformidade e melhoria em relação ao padrão, e a liderança de sua organização deve ilustrar isso por meio da liderança pelo exemplo, bem como desempenhando um papel fundamental na tomada de decisões e planejamento estratégico.

Uma parte igualmente fundamental pode ser mostrada fornecendo comunicações internas vitais, portanto, se essa tarefa for compartilhada internamente entre a pessoa nomeada e a alta administração, então o equilíbrio correto entre funcionalidade e liderança pode ser estabelecido.

A comunicação externa é uma área onde a alta gestão deve demonstrar maior liderança.

 Dado que a equipe terá tido um papel maior nos processos de gestão de riscos e planejamento estratégico, faz sentido que sua organização queira adicionar peso à comunicação externa sobre aspectos ambientais aos seus stakeholders, garantindo que eles sejam entregues pelas pessoas no topo da sua organização.

É provável, se você tem um aspecto que pode afetar sua comunidade mais ampla, que sua alta gestão já esteve envolvida em discussões, reuniões e gerenciamento de riscos com seus stakeholders e a comunidade em geral, então fará muito sentido que a comunicação externa seja entregue em grande parte pela sua equipe principal.

 Lembre-se, nestes casos você pode querer considerar como sua organização é vista em termos de relações públicas, e usar sua equipe principal para forjar relacionamentos com as partes interessadas e a comunidade em geral mostra não apenas um compromisso com o cuidado e a melhoria ambiental, mas é bom para relacionamentos em geral, e se coberto pela imprensa pode provar ser uma publicidade muito boa.

Na minha experiência com a maioria das organizações, um membro da equipe principal geralmente fica feliz em comunicar boas notícias, mas a pessoa nomeada pode ser deixada para comunicar informações mais mundanas internamente!

Mas, por favor, lembre-se de registrar esses eventos para o seu SGA.

Em última análise, o objetivo é garantir que todos os stakeholders internos e externos sejam corretamente informados para garantir que seu SGA esteja em conformidade e que a melhoria contínua possa ser estabelecida.

A comunicação clara, concisa e precisa é um componente fundamental disso, e deve ser tratada como tal. 

Desde que os problemas de comunicação sejam controlados pelo responsável e formalmente registrados no SGA, a equipe de gerenciamento superior pode tomar decisões sobre a frequência e o conteúdo dessas comunicações.

Isso garantirá que a organização esteja levando seus deveres de comunicação a sério.

Se a pessoa nomeada puder garantir que isso aconteça, todos os stakeholders podem estar bem-informados, educados e felizes com o fluxo de informações.

 Essa situação só pode beneficiar todas as partes e, em última instância, o meio ambiente.

Estamos juntos!